Ferramenta de gestão para planejamento e acompanhamento financeiro com várias qualidades.
Ferramenta de gestão para planejamento e acompanhamento financeiro com várias qualidades, das quais se destacam:
- Comporta pelo menos duas teorias de administração orçamentária.
- Permite simulação de até três cenários.
- Disponibiliza processos ágeis para geração básica do orçamento.
- Demonstra automaticamente a evolução do orçado e realizado.
- Controla os percentuais do realizado versus orçado e receitas.
- Demonstra análise por grupos definidos pelo usuário.
- Permite avaliação matricial por centro de custo, gestor, supervisor e grupos.
Quer saber mais?
Quando se ouve tratar de gestão orçamentária, de imediato nos vem à mente a contabilidade pública, porém a teoria dos orçamentos precede a aplicada na gestão dos entes federativos.
O planejamento financeiro é base para o processo de gestão empresarial e o orçamento, segundo Mauro Calixta Tavares, é o norte para o planejamento financeiro.
O processo inicia com as perspectivas de negócios para o próximo (ou próximos anos), de acordo com as diretrizes de crescimento e retorno definidos pelos gestores.
Não se trata de futurologia, pois está baseado em conceitos bem definidos que englobam a análise da capacidade produtiva, do desempenho de anos anteriores, perspectivas de mercado, da economia, entre outras situações.
Após a etapa de planejamento que define as diretrizes por setores, unidades de negócios ou produtos serão afetadas. Inicia-se a fase operacional de planificar a projeção orçamentária por contas, grupos, setores e/ou centros de custos dos valores previstos de receitas e gastos.
Esta é uma etapa trabalhosa que exige a inserção e alteração de valores e avaliação dos relatórios até serem alcançadas as diretrizes destacadas pelos acionistas, comissão de gestão ou empresário.
Após aprovada a projeção orçamentária, inicia-se a etapa de controladoria, que consiste no acompanhamento direto do planejamento orçamentário com os gastos realizados, ou seja, o cruzamento puro entre o "Orçado e o Realizado".
Nestas duas etapas é que a ferramenta orçamentária atua de forma direta, pois permite projetar valores de forma prática adicionando ou decrementando valores com base na contabilidade de exercícios anteriores, gerando de forma automática o plano de gastos.
Após aprovado o plano e alimentada a contabilidade, a aplicação inicia o processo de avaliação do Orçado x Realizado para demonstrar quais contas, grupos, setores ou centros de custos não estão alcançando as metas ou sendo mais custosas do que o definido no plano.
Veja como o processo é realizado.
CARACTERÍSTICAS DE NEGÓCIO:
Projeção Orçamentária
Possibilita em um só comando gerar o planejamento tributário para exercícios futuros a partir de dados contidos na contabilidade de exercícios anteriores, com base em uma combinação de pelo menos três variáveis:
- Por média periódica.
- Projeção mensal, o que permite trabalhar a sazonalidade do negócio.
- Permite atualização inflacionária mensal cumulativa.
Busca de dados flexível
Pode-se projetar o orçamento em um só comando, tanto das receitas, quanto das despesas.
Admite projeção separada entre receitas e despesas o que dá, à controladoria, liberdade de trabalhar com percentuais de crescimento de receita, distinto das despesas.
Comporta, também, a possibilidade de, após as gerações globais, modificar por geração automática, os percentuais aplicados a um grupo ou conta.
Custos fixos
Além da flexibilidade de geração orçamentária em massa, possibilita ao controlador tratar de forma separada os custos fixos que podem ser mensalmente digitados.
Neste caso, as contas que possuem custos fixos serão ignoradas nas projeções automatizadas.
A reusabilidade de dados
Dados são números perdidos e dissonantes. Assim é importante que uma aplicação possa agrupá-los e reutilizá-los para gerar informações que sejam úteis ao processo de gestão.
Porém, em um mundo competitivo, só informações já não são mais suficientes. É necessário que a aplicação gere conhecimento como ferramenta gestora.
Nesta linha, os princípios deste projeto foram amplamente analisados para reutilizar os dados da contabilidade, uni-los com os orçamentos para gerar conhecimento administrativo, como base fundamental à tomada de decisão.
Este é o ponto culminante do projeto, pois como a base orçamentária está intrinsecamente ligada à estrutura contábil, a busca do realizado é, da mesma forma que a geração, totalmente automática.
Cenários
Permite a utilização de até três cenários paralelos, tratados na aplicação como:
- Normal.
- Otimista, e
- Pessimista.
Desta forma, é possível realizar três orçamentos distintos e ir acompanhando-os, de forma paralela, para encontrar para qual tendência a empresa ou economia estão se encaminhando, para permitir a correção de discrepâncias, no decurso do período.
Maleabilidade das demonstrações
A técnica da engenharia, há muito, não é arte exclusiva da construção civil e apesar de a área de TI não se enquadrar nas ciências exatas, ela trouxe a ideia de edificação de objetos para o seu meio.
No setor informático, os objetos são virtuais e se consolidam em relatórios e avaliações das mais variadas possíveis.
Nesta linha, a engenharia de demonstrações orçamentárias deste projeto é ampla, pois foi estruturada para permitir a montagem das avaliações em tempo real, permitindo então:
- Avaliações periódicas que envolvam um período.
- Avaliação que englobe vários períodos.
- Demonstrações evolutivas de meses ou trimestres.
- Dentre outros disponíveis e descritos em manuais.
As demonstrações permitem a inversão de avaliações, dando perspectiva equivalente às análises em cubo, sendo que as visões já são previamente definidas na aplicação para facilitar a utilização do modelo.
Demonstrações configuráveis
Tendo em vista que as demonstrações contábeis são estruturadas para atender as IFRS, CPS e NBCTs, nem sempre são claras ou trazem os dados agrupados de acordo com as necessidades administrativas.
Nesta linha, para facilitar a apresentação mais sucinta e que facilite a interpretação dos gestores, foi inserida a possibilidade de estruturar demonstrações auxiliares com agrupamento de contas, definição de grupos totalizadores distintos dos normativos.
Pode-se construir mais de mil demonstrações no modelo atual, sem a necessidade de mudanças no projeto ou custos adicionais de desenvolvimento.
Gestão orçamentária
A gestão compreende a supervisão e acompanhamento das definições e planejamentos de qualquer ordem.
Assim, como o orçamento define as diretrizes e planos empresariais, sendo que ele reflete a ordem maior ditada pelo conselho ou gestores, é imprescindível o seu acompanhamento acurado para que se corrijam distorções ou se permita o realinhamento, em caso de mudanças nas perspectivas dos cenários idealizados.
Desta forma foi inserida a definição de papeis a serem executados junto ao projeto, como Gestores de contas ou grupos orçamentários e Auditores, por exemplo.
Esta técnica permite à controladoria emitir relatórios com a visão do Gestor ou do Auditor, para facilitar o acompanhamento do plano de gastos ou receitas. Pois, afinal, são eles que deverão responder algumas perguntas, como:
- Qual o resultado esperado para os próximos anos?
- Qual o retorno que está previsto?
- Se objetivos estão sendo atingidos?
- Quais setores, produtos não estão respeitando os limites de gastos?
- Onde há sobra de verbas para possível realocação?
- Os custos tributários não estão alinhados?
- Ocorreram fatores externos que exigem uma reavaliação para redução das perspectivas?
- Foram detectados fatores que permitem uma reavaliação para ampliação das perspectivas?
Setorização por Centros de Custo
Quando as empresas trabalham com vários centros de produção ou produtos, elas precisam dissecar seus custos para avaliar quem está seguindo ou se distanciando do planejamento.
Assim o projeto permite a utilização de Centros de Custos contábeis para detalhar e fragmentar o orçamento.
Travas ou definições de projeção em percentuais
A avaliação da rentabilidade e liquidez tem vínculo direto com a receita. Assim, é importante definir dentro do planejamento orçamentário quanto se espera ganhar. Porém em mercados democráticos os fatores que mudam as tendências econômicas também são livres e externos, ou seja, a empresa não possui controle sobre eles.
Desta forma, é imprescindível definir percentuais de custos sobre a receita como balizador do acompanhamento do planejamento orçamentário versus realização. Assim, se as receitas sobem, o balizador cresce permitindo crescimento dos custos e despesas. Porém o inverso é o que passa a ser primordial no controle, pois se as receitas planejadas não atingem os objetivos, é primordial que os alertas sejam disparados para que haja redução proporcional deles de forma que não se tenha liquidez inferior à desejada, bem como, e, principalmente, se evite o "prejuízo".
Para permitir estas barreiras, está sendo crianda uma engenharia de proporcionalização, onde serão criados grupos totalizadores de receitas que serão as âncoras balizadoras da proporcionalidade dos custos e despesas.
CARACTERÍSTICAS TECNOLÓGICAS:
Linguagem
Desenvolvido em Delphi para rodar em plataforma Windows.
Aplicação principal
É uma ferramenta diferenciada porque foi desenvolvida prevendo agilidade nas atualizações em razão dos curtos prazos legais. Possui um executável pequeno, composto de um "framework", que tem como função levantar a aplicação e chamar todos os demais objetos que são os pacotes.
Pacotes
São bpls (dlls visuais) exclusivos da linguagem Delphi que se constituem de pequenos arquivos que variam conforme a tela ou opções, sendo que o tamanho destes varia, na maioria, entre 10 a 500 Kb. Este fracionamento proporciona agilidade na manutenção e facilidade de atualização, que é feita em poucos instantes, através de uma conexão de internet.
Multitarefas
Telas e Menus em MDI, possibilitando abertura simultânea de inúmeros formulários de digitação, dos mais diversos módulos. É possível estar no formulário de escrituração de documento fiscal de entradas e acessar a consulta de uma conta razão.
Menus flutuantes
Os menus não são fixos na aplicação, mas pacotes de dados atualizáveis, o que permite a criação de novas opções sem que haja necessidade de atualização de toda a aplicação, somente a disponibilização do novo menu e nova funcionalidade.
Acesso rápido a formulários
Possui tecla de atalho para abertura rápida de formulários (F9) bem como pela pesquisa por descrição de funcionalidade (CTRL+F9). Exemplo: se pressionar CTRL+F9 e pesquisar DARF serão mostrados os formulários vinculados, sendo que um clique este será aberto.
Atualização automatizada
A atualização do sistema pode ser configurada para realizar, de forma automatizada, a conferência de versões disponibilizadas nos servidores na nuvem nos mesmos moldes das vacinas de antivírus. Por ser uma aplicação fragmentada, somente serão atualizados os pacotes que sofreram mudanças o que permite redução do tempo de atualização.
Banco de dados independente
Utiliza o banco de dados Firebird que é livre e com alta capacidade de desempenho. Trabalha-se atualmente com grandes corporações com bancos de mais de 50GB.
Controle Transacional
Desenvolvido com o emprego do conceito de "Controle de Transação" em todas as operações que demandem múltiplos registros, impedindo assim, que um documento fique registrado somente em um sistema ou que somente parte dele seja indeferido.
Relatórios
Permite a visualização de todos os tipos de relatórios, mesmo os do tipo não gráficos (do tipo impressão rápida). Em todos os relatórios gráficos permite salvamento em texto, pdf, xls e doc, bem como o envio do pdf por e-mail no momento da visualização.
Gerador de Relatórios
Permite ao usuário a criação de novos relatórios simples ou complexos de acordo com o conhecimento ou necessidade do cliente ou usuário. Possibilita a idealização de relatórios específicos para o cliente sem a necessidade de mudanças na aplicação.
Acesso remoto
Ferramenta para acesso remoto à máquina do cliente, para uso de até 15 horas sem necessidade de aquisição da licença de uso.
Suporte on-line
Acesso ao aplicativo de atendimento.
Suporte técnico
Suporte técnico regionalizado e especializado.
OBS: As descrições inseridas são inclusas no projeto de acordo com os módulos contratados, permitindo a adequação do produto ao porte da(s) empresa(s).